Persondatapolitik for Rudehøj Efterskole
Senest ajourført 14. maj 2023.
Denne politik beskriver, hvilke personoplysninger, vi indsamler om besøgende på skolens hjemmeside, kommende og nuværende elever og deres forældre samt andre eksterne samarbejdspartnere. Den beskriver også, hvordan vi håndterer oplysningerne, hvem de deles med og hvornår de bliver slettet igen.
Politikken skal opfylde kravene til oplysning om behandling af personoplysninger i EU’s Forordning om beskyttelse af persondata (GDPR) 2016/679 af 27. april 2016, som er trådt i kraft 25. maj 2018, samt lov om persondata (Reference indsættes når loven er vedtaget).
1. Politikken gælder for følgende dataansvarlige organisation
Rudehøj Efterskole
Rude Havvej 11,
8300 Odder
+45 87 80 06 06
info@rudehoj.dk
www.rudehoj.dk
CVR. nr.: 26004918
Hvis du har spørgsmål til persondatapolitikken, kan du rette henvendelse til:
Kim Klokmose
Forstander
2. Behandlingsgrundlag for personoplysninger på Rudehøj Efterskole
Afhængig af, om du blot besøger vores hjemmeside, overvejer at søge om optagelse som elev, eller er optaget som elev, behandler vi forskellige oplysninger om dig og eventuelt dine forældre.
Skolens lovgivningsmæssige hjemmel for at behandle oplysningerne er lov om efterskoler, jf. Lovbekendtgørelse 94 af 08/02 2018 og de hertil knyttede love, som fx lov om folkeskolen, lov om social service, m.fl.
Behandlingen af personoplysninger sker på baggrunden af forordningens artikel 6 (almindelige oplysninger), artikel 9 (følsomme oplysninger) og artikel 87 (cpr.nr.).
3. Personoplysninger, som vi indhenter hos dig og behandler om dig
3.1. Nyhedsbreve
Vi sender nyhedsbreve i løbet af skoleåret. Disse kommunikeres i vores interne kommunikationssystem ”Viggo”, hvor du har adgang til, mens eleven er elev på Rudehøj Efterskole. Vi bruger ikke din e-mail til andre formål og videregiver den ikke til andre.
3.2. Opskrivning til et skoleår/tilmelding til et døgn på efterskole
Hvis du opskriver dig til kommende skoleår, behandler vi følgende oplysninger om dig: navn, cpr.nr., køn, adresse, telefonnummer, e-mail, nuværende skole, evt. diagnose, klasse. Vi sletter alle oplysninger om ansøgere, som ikke optages, ved afslutningen af det pågældende skoleår. Vi gemmer oplysningerne om ansøgere på venteliste i det indeværende skoleår med henblik på at kunne tilbyde en plads, hvis andre ansøgere falder fra. Hvis du ikke ønsker at stå på venteliste til det aktuelle skoleår, beder vi dig give kontoret besked om dette.
3.3. Kommende/Nuværende elev
Når en elev ansøger om optagelse på skolen, indsamler vi følgende oplysninger: navn, cpr.nr., køn, adresse, telefonnummer, e-mail, nuværende skole, evt. diagnose, klasse.
Vi spørger også til, om der er særlige helbredsoplysninger, vi skal kende til. Det kan fx være allergier i forbindelse med kost, medicinkrævende sygdomme eller andre forhold, der skal tages særligt hensyn til. Indsamlingen af disse oplysninger sker med henvisning til GDPR artikel 9 litra a). Det vil sige, at du skal give samtykke til, at vi behandler oplysningerne.
Vi skal også bruge CPR-nr. af hensyn til indberetning til Undervisningsministeriet i forbindelse med tilskud og elevstøtte, samt Danmarks Statistik i forbindelse med lovpligtig uddannelsesstatistik.
Når du er optaget som elev og går på skolen, indsamler vi desuden følgende oplysninger om dig under dit ophold på skolen: karakterer, sygefravær, andet fravær, wi-fi, UNI-login,
Vi tager billeder og sommetider video fra offentlige arrangementer og begivenheder på skolen. Disse billeder bruger vi til at synliggøre skolens hverdag og undervisningstilbud. Herunder kan vi bruge billeder i markedsføringsøjemed. Det vil sige på trykte brochurer, på skolens hjemmeside, og på efterskolens profil på sociale medier (Facebook, Instagram, Snapchat, YouTube). Ved optagelsen beder vi nye elever om samtykke til at offentliggøre billeder, hvor elever kan genkendes.
3.4. Forældre og evt. samlever
Når en elev søger om optagelse på Rudehøj Efterskole indsamler vi følgende almindelige oplysninger om forældremyndighedsindehavere og eventuel samlever: navn, adresse, tlf. og e-mail
Desuden indsamler vi CPR. -nr. og indkomstoplysninger i året to år forud for kursusstart til brug for beregning af statslig elevstøtte, jf. elevstøttebekendtgørelse nr. 429 af 10/05/2011. Se også pkt. 4 nedenfor.
Endelig behandler vi betalingsoplysninger til brug for administration af betalingen for efterskoleopholdet.
3.5. Besøgende på hjemmeside
Der er opsat Google Analytics på vores hjemmeside, og der ligger også en facebook-pixel, som begge gemmer info om besøg. Vi behandler ikke oplysninger om brugeradfærd på en måde, der kan kobles til enkeltpersoner.
4. Personoplysninger om dig, som vi indhenter hos andre end dig
4.1. Oplysninger fra tidligere eller nuværende skole og PPR
For at give eleven den bedste start og den bedste trivsel og for at sikre det bedste udgangspunkt for pædagogisk planlægning på vores skole, indhenter vi oplysninger fra nuværende og/eller forrige skole og hvis relevant, hos PPR. Det drejer sig om uddannelsesplan, evt. karakterer og en skoleudtalelse.
Hvis en elev aktuelt eller tidligere har været indstillet til støtte ved Pædagogisk-psykologisk rådgivning i hjemkommunen, indhenter vi også denne vurdering. Elev og/eller forældre skal give samtykke hertil.
4.2. Forældre og evt. samlever
Forældre til kommende elever og evt. samlever skal oplyse CPR-nr. med henblik på indhentelse af indkomstoplysninger til brug for beregning af statslig elevstøtte.
Indkomstoplysningerne hentes af SU-styrelsen på vegne af Styrelsen for Undervisning og Kvalitet og sker ved direkte træk i SKATs registre.
Indkomstoplysningerne beregnes på baggrund af årsopgørelse fra året to år forud for datoen for kursusstart.
5. Sådan behandler vi oplysningerne
5.1. Nødvendig behandling på skolen
Alle de oplysninger, vi behandler om elever, er nødvendige for at vi kan drive skolen og yde den nødvendige service og omsorg for hver enkelt.
De fleste almindelige oplysninger samt cpr-nr. indgår i skolens økonomiske administration. Det er oplysninger, vi deler med Undervisningsministeriet i forbindelse med indberetning af tilskud, elevstøtte og udarbejdelse af regnskab.
Evt. samlevers cpr-nr. og indkomstoplysninger anvendes til beregning af statslig elevstøtte
Det er kun skolens administrative medarbejdere, der har adgang til oplysninger om indkomst og økonomi.
Den pædagogiske administration omfatter fx indskrivning i klasser, valgfag og herunder udarbejdelse af opgaver, evalueringer, mv.
Vores uddannelsesvejledere behandler følgende oplysninger om elever i forbindelse med udarbejdelse af lovpligtige uddannelsesplaner og indberetning på optagelse.dk
Skolens leder har adgang til alle oplysninger om elever. Kun de relevante medarbejdere som faglærere og familiegruppelærer har adgang til oplysninger omkring den elev, de har ansvar for.
For de elever, som aflægger folkeskolens afgangsprøve i 9. eller 10. klasse hos os, er vi forpligtet til at opbevare prøvebeviserne uendeligt.
5.2. Deling med andre
Som nævnt i pkt. 4.2. og 5.1. deles oplysninger i forbindelse med skolens administration med de relevante myndigheder i det omfang, vi er lovgivningsmæssigt forpligtet hertil.
Vi bruger UNI-Login til ”Viggo” samt til UNI-Login på en række platforme for digitale undervisningsmidler. Vores leverandører her omfatter Gyldendal og Webprøver.
Personoplysninger knyttet til UNI-Login er: Navn, klassetrin, alder, skolenavn, e-mail.
Vi har underskrevet databehandleraftaler med alle udbydere, der anvender UNI-login. De har forpligtet sig til at tage behørige forholdsregler til beskyttelse af persondata om vores elever. I enkelte tilfælde overføres data til servere i tredjelande.
Alle interesserede kan henvende sig til skolens administration for gennemsyn af databehandleraftaler.
Vi bruger desuden SurveyMonkey ved forskellige brugerundersøgelser og evalueringer.
Ved studierejser, deler vi personoplysninger om dig med rejsearrangøren. Disse oplysninger omfatter navn, adresse, køn, alder, pasnummer, forsikringsforhold, statsborgerskab og rejsedatoer.
5.3. Sletning
Når eleven forlader skolen, sletter vi senest 6 måneder efter alle oplysninger, som ikke er nødvendige at bevare af hensyn til dokumentation i forbindelse med regnskabsaflæggelsen, jf. regnskabsbekendtgørelsen
Oplysninger til brug for regnskabsaflæggelsen slettes fem år efter afslutningen af det pågældende regnskabsår. Disse oplysninger omfatter: Navn, klassetrin, cpr-nr., antal ugers aktivitet på efterskole, betalingsoplysninger i forbindelse med efterskoleopholdet.
Oplysninger om personer på venteliste til det aktuelle skoleår slettes senest ved årsskiftet i skoleåret.
Afgangsprøvebeviser opbevares uendeligt, jf. pkt. 5.1.
6. De registreredes rettigheder
6.1. Indsigt
Som registreret har du ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig. Ved at skrive til os (på ovenstående adresse – se under pkt.1) kan du anmode om indsigt i de Personoplysninger, som vi har registreret om dig, herunder de formål, som oplysningerne er indsamlet til. Vi vil efterkomme din indsigtsanmodning så hurtigt som muligt.
Skolen kan tage et gebyr for dette arbejde. Dette skal være et rimeligt gebyr under hensyn til de administrative omkostninger ved at give de pågældende oplysninger. Datatilsynet skriver på deres hjemmeside, at den private dataansvarlige kan kræve 10 kr. for hver påbegyndt side, men at betalingen ikke kan overstige 200 kr. [1]
Du kan også logge ind på Viggo og tilgå din profil under mine oplysninger. Her vil også fremgå de stamoplysninger, som vi har registreret om dig.
6.2. Berigtigelse og sletning
Du har ret til at anmode om korrektion, supplerende behandling, sletning eller blokering af de personoplysninger, vi behandler om dig. Vi vil efterkomme din anmodning så hurtigt som muligt, i det omfang det er nødvendigt. Hvis vi ikke kan imødekomme din anmodning, kontakter vi dig.
6.3. Begrænsning af behandling
Du har under særlige omstændigheder ret til at få begrænset behandlingen af dine personlige oplysninger. Kontakt os venligst, hvis du ønsker en begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger.
6.4. Dataportabilitet
Du har ret til at modtage dine personoplysninger (kun oplysninger vedrørende dig selv, som du selv har givet os) i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).
6.5. Indsigelsesret
6.6. Tilbagekaldelse af samtykke
Hvis Behandlingen af personoplysninger er baseret på samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den Behandling, der blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage. Kontakt os venligst, hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke. Du skal være opmærksom på, at det i nogle tilfælde kan medføre, at du ikke kan fortsætte som elev på skolen, hvis vi fx ikke må behandle oplysninger om dit helbred eller behov for faglig støtte, mv.
6.7. Eventuelle konsekvenser ved ikke at afgive personoplysninger
7. Sikkerhed
Skolens behandling af personoplysninger underlagt vores IT- og Sikkerhedspolitik. Vores IT- og Sikkerhedspolitik indeholder ligeledes regler for gennemførelse af risikovurdering og konsekvensanalyse af eksisterende, samt nye eller ændrede behandlingsaktiviteter. Vi har implementeret interne regler og procedurer for opretholdelse af passende sikkerhed fra det tidspunkt, hvor vi indsamler personoplysninger frem til sletning, ligesom vi alene overlader vores behandling af personoplysninger til data behandlere, som opretholder et tilsvarende passende sikkerhedsniveau.
8. Klage til tilsynsmyndighed
Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til det danske datatilsyn:
Datatilsynet
Borgergade 28, 5. sal,
1300 København K.
Telefon +45 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk
9. Opdatering af denne Politik
Rudehøj Efterskole er forpligtet til at overholde de grundlæggende principper om beskyttelse af personoplysninger og databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt denne politik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning. Denne Politik kan ændres uden varsel. Væsentlige ændringer af politikken vil blive offentliggjort på vores hjemmeside sammen med en opdateret version af politikken.
Eventuelle ændringer, vi måtte foretage i nærværende politik i fremtiden, vil blive offentliggjort på denne side og kan eventuelt blive meddelt dig via e-mail.
Dato for seneste opdatering af persondatapolitikken fremgår øverst på dokumentet.
[1] https://www.datatilsynet.dk/borger/mine-rettigheder/indsigt/
Skolens oplysningspligt ved indsamling af personoplysninger
Rudehøj Efterskole er etableret på følgende adresse:
Rude Havvej 11,
8300 Odder
1. Vi er den dataansvarlige - hvordan kontakter du os?
Vi kan kontaktes på telefon nummer 87800606 samt på e-mail adresse info@rudehoj.dk.
Skolens CVR. nr. er 26004918.
2. Formålene med og retsgrundlaget for behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine oplysninger for at kunne opfylde vores forpligtigelser som skole, der følger af efterskoleloven og dertil hørende regler. Eksempelvis indhenter vi elev- og forældreoplysninger i forbindelse med en elevs optagelse på skolen for at kunne søge statstilskud og statslig elevstøtte.
Vi indhenter også personoplysninger om medlemmer af skolens bestyrelse, fordi det kræver lovgivningen, og vi anvender oplysninger om eksterne samarbejdspartnere i henhold til den kontrakt, som vi har med disse.
3. Kategorier af personoplysninger
Vi behandler almindelige oplysninger som fx navn, adresse, alder, køn, mv. Vi behandler også indkomstoplysninger om forældre, evt. samlevere og elever over 18 år til brug for beregning af statslig elevstøtte. Vi behandler også cpr-numre til brug for skolens administration. Når det er nødvendigt, behandler vi følsomme oplysninger, dvs. helbredsoplysninger om eleven. Dette sker efter indhentelse konkret samtykke hertil.
4. Modtagere eller kategori af modtagere
Som udgangspunkt er det alene skolen, der anvender de personoplysninger, som vi har om en elev eller forældre. Skolen har retningslinjer for, hvilke konkrete personoplysninger, og hvornår en medarbejder har adgang til personoplysninger om elever og forældre. Eksempelvis er det som udgangspunkt alene skolens leder, som har adgang til alle oplysninger, og klasselæreren har alene adgang til oplysninger om det barn, som læreren er klasselærer for.
Vi videregiver også oplysninger til Undervisningsministeriet og andre offentlige myndigheder, når vi er forpligtet efter reglerne herom.
Skolen bruger dog også eksterne leverandører i forhold til fx elektroniske behandling af data (se link til vores databehandlere). Disse eksterne parter behandler alene vores personoplysninger i henhold til den instruks, som fremgår af en databehandleraftale, som skolen har indgået med leverandøren.
5. Opbevaring af personoplysninger
Skolen opbevarer personoplysninger i henhold til retningslinjer på området. Overordnet opbevarer vi alene personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde vores forpligtigelser som skole. Eksempelvis sletter vi som udgangspunkt oplysninger om elever og forældre, når eleven forlader skolen. Se mere under punktet Ekstern Persondatapolitik for Rudehøj Efterskole.
6. Retten til at trække samtykke tilbage
Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår ovenfor af pkt. 1.
Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.
7. Dine rettigheder
Efter databeskyttelsesreglerne har du som registreret en række rettigheder i forhold til skolens behandling af personoplysninger.
Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.
Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig og en række andre oplysninger.
Skolen kan tage et gebyr for dette arbejde. Dette skal være et rimeligt gebyr under hensyn til de administrative omkostninger ved at give de pågældende oplysninger. Datatilsynet skriver på deres hjemmeside, at den private dataansvarlige kan kræve 10 kr. for hver påbegyndt side, men at betalingen ikke kan overstige 200 kr. [1]
Ret til berigtigelse
Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig rettet.
Ret til sletning
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
Ret til begrænsning af behandling
Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset behandlingen af dine oplysninger. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen – må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.
Ret til at transmittere
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinelt læsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra en dataansvarlig til en anden uden hindring.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
8. Klage til Datatilsynet
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, som vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk
